Unfälle, plötzliche Erkrankungen oder ein Schlaganfall können Ihr Leben von heute auf morgen verändern. Wenn Sie dann nicht mehr selbst entscheiden können, müssen andere schnell in Ihrem Sinne handeln – privat wie im Unternehmen. Ein Notfallordner bündelt alle wesentlichen Informationen und Dokumente an einem Ort und stellt sicher, dass Ihre Angehörigen und Vertrauenspersonen unmittelbar arbeitsfähig sind.
Warum ein Notfallordner unverzichtbar ist
Im Ernstfall treffen Angehörige, Ärztinnen/Ärzte, Pflegepersonal oder Bevollmächtigte stellvertretend Entscheidungen. Mit einem strukturierten Notfallordner sorgen Sie vor, sichern Ihr Recht auf Selbstbestimmung über Bevollmächtigte und erleichtern es Ihren Vertrauten, in kritischen Situationen richtig zu entscheiden. Für Unternehmerinnen und Unternehmer ist das doppelt wichtig, damit der Betrieb kurzfristig, mittel- und langfristig funktionsfähig bleibt.
Bevollmächtigte benennen & rechtliche Vorsorge
Nehmen Sie Ihre Zukunft aktiv in die Hand: Definieren und dokumentieren Sie klar, wer Sie vertreten darf – etwa durch Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung. So stellen Sie sicher, dass auch in gesundheitlich schwierigen Situationen in Ihrem Sinne gehandelt wird.
Was gehört in den Notfallordner?
Der Umfang richtet sich nach Ihrer persönlichen Lebens- und Unternehmenssituation. Typische Inhalte sind u. a.:
- Persönliche Daten (Kontaktdaten, Ausweise, Familienstand).
- Vermögensübersicht (Konten, Depots, Immobilien, Beteiligungen, Schließfächer).
- Gesundheit & Absicherung (Krankengeschichte, Kranken-/Zusatzversicherungen, Leistungen im Krankheits- oder Todesfall).
- Verfügungen & Vollmachten (Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, ggf. Testament/Betreuungsvollmacht).
- Wesentliche Unternehmensunterlagen (Gesellschaftsverträge, Urkunden, Zulassungen, Grundbuchauszüge).
- Stammdaten zu Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Berater inkl. Kontaktdaten/Zuständigkeiten).
Speziell für Unternehmerinnen & Unternehmer: 12 Schlüsselfragen für Ihren Ordner
Damit Ihr Betrieb auch im „Fall X“ weiterlaufen kann, sollte Ihr Notfallordner mindestens diese Punkte beantworten:
- Verträge & Kontakte: Wo liegen Verträge? Wer sind die wichtigsten Ansprechpersonen im Betrieb?
- Dienstleister: Mit welchen externen Partnern (Steuerberatung, Rechtsberatung, Verbände, Unternehmerkolleg:innen) arbeiten Sie zusammen?
- Auftraggeber & Absicherung: Wer sind Hauptauftraggeber? Welche offenen Forderungen bestehen? Welche Betriebsabsicherungen gibt es?
- Team & Zuständigkeiten: Gibt es ein Mitarbeiterverzeichnis mit Aufgaben/Zuständigkeiten? Wie ist die Nachfolgeregelung gedacht?
- Fortführen oder verkaufen? Welche Szenarien sind vorgesehen?
- Vertretung im Betrieb: Wer übernimmt interimistisch welche Funktion?
- Risikomanagement: Was passiert, wenn Sie ausfallen? Welche Maßnahmen greifen?
- Auffindbarkeit: Wer kennt das Notfallmanagement? Wo ist es hinterlegt? Wer kennt den Ordner am Tag X?
- Praxischeck: Wurde der Notfallplan bereits getestet?
- Interims-Geschäftsführung: Wer kommt in Frage? Wie ist der Auftrag beschrieben?
- Zugriffe: Wer hat Passwörter, Schlüssel, Zugriffsrechte auf Systeme und Räume?
- Akquise & Bestand: Wer sichert laufende und neue Aufträge? Sind Schlüsselpersonen informiert?
Wie Baumeister & Partner Sie unterstützt
Wir stellen eine klare Struktur für Ihren Notfallordner bereit und passen sie gemeinsam mit Ihnen auf Ihren Bedarf an. Zusätzlich begleiten wir Sie bei Nachfolgeregelungen, der Überprüfung des Risikomanagements, bei Immobilien & Kapitalanlagen sowie bei den notwendigen Schritten für eine vorausschauende Finanzplanung. Bei rechtlichen oder steuerlichen Themen ziehen wir bei Bedarf erprobte Expertinnen und Experten hinzu. Das Ergebnis: ein praxistaugliches Set-up, das Ihnen Sicherheit gibt – auch wenn der Ordner hoffentlich nie gebraucht wird.
Fazit
Vorsorge ist besser als Nachsorge: Wer heute strukturiert, macht morgen handlungsfähig – für Familie, Team und Unternehmen. Jetzt ist der beste Zeitpunkt, Ihren Notfallordner anzulegen.
Call-to-Action: Gern unterstützen wir Sie dabei, Ihren Notfallordner aufzusetzen – kompakt, nachvollziehbar und passgenau auf Ihre Situation.en dir die passende Struktur und setzen sie gemeinsam auf — kompakt, nachvollziehbar und praxistauglich.